Entrée d'items par code à barres
OBJECTIF
L’option entrée d’items par code à barres permet à l’utilisateur d’entrer des items à l’aide d’un lecteur de code à barres plutôt que d’entrer les codes d’items manuellement.
Le lecteur de code à barres génère une suite de caractères qui sont recherchés par maestro* dans la gestion du catalogue. Le produit trouvé est affiché par la suite à l’écran.
Cette option est disponible à partir des options suivantes, en cliquant sur l’icône prévue à cet effet :
PRÉREQUIS
- Lecteur de code à barres
- Gestion du catalogue
Sommaire
- Configurer le catalogue
- Accéder à l’option Entrée des items par code à barres
- Fonctionnement de l’écran Entrée des items par code à barres
Étapes
Configurer le catalogue
- Accéder à l’option Gestion du Catalogue.
- Cette option est accessible à partir du module Achat et approvisionnement, sous la section Maintenance. À partir de la section Maintenance, dirigez-vous vers la section Catalogue.
- Pour chacun des produits de la Gestion du catalogue, indiquer le code qui sera retourné par le lecteur de code à barres dans le champ Code universel du produit (UPC) ou dans le champ Code de pièce du fabricant.
|
|
Il est également possible de considérer que le code retourné par le lecteur de code à barres sera le Code principal de l’item. Dans ce cas, ce code doit être indiqué dans le champ Code et il n’est pas nécessaire de le répéter dans le Code universel de produit ni dans le Code de pièce du fabricant. |
Lorsqu’un produit est lu par le lecteur de code à barres, maestro* recherche le code reçu dans les champs suivants, dans l’ordre indiqué ici et affiche le premier item trouvé en fonction de cette priorité :
- Le code universel du produit (UPC) (champ Code universel)
- Le code d’item de maestro* (Champs Code)
- Le code de pièce du fabricant (Champs Code pièce fabr.)
|
|
Le code servant de lien avec le lecteur de code à barres doit être de la même longueur que le code lu et retourné par le lecteur de code à barres. Si le lecteur retourne un code de 8 caractères, le code dans maestro* doit également comporter 8 caractères. |
Pour inscrire le code à utiliser pour un ensemble d’items de catalogue, il est possible de modifier massivement la Gestion du catalogue en effectuant les étapes suivantes :
- À partir du générateur de liste de la Gestion du catalogue, exporter les champs vers Excel.
- Entrer les informations manquantes dans le fichier Excel et sauvegarder.
- À partir de la Gestion du catalogue, cliquer sur le menu Outils, puis sélectionner l’option Importation d’un fichier Excel.
- Faire correspondre les champs du fichier Excel avec ceux de maestro* et cliquer sur Transférer.
|
|
Il n’est pas possible de modifier le Code principal de l’item. Cette procédure n’est donc applicable que pour modifier le code universel de produit ou le code de pièce du fabricant. |
Accéder à l’option Entrée des items par code à barres
Suivre l’une ou l’autre des procédures ci-dessous :
|
Réception de marchandise |
Transfert inventaire-projet ou ventes internes |
|---|---|
|
À partir de l’écran principal d’entrée de la réception de marchandise :
|
À partir de l’écran principal du transfert inventaire-projet ou des ventes internes :
|
Fonctionnement de l’écran Entrée des items par code à barres
Icônes
|
Icône |
Titre |
Description |
|---|---|---|
|
|
Nouveau |
Permet d’effacer toutes les entrées affichées dans l’écran sans sauvegarder et de recommencer la lecture des items. |
|
|
Nouveau code de produit |
Permet d’effacer le contenu du champ Code de produit et de recommencer la lecture du code du produit sans perdre les entrées précédentes affichées dans la grille. |
|
|
Poursuivre le traitement |
Permet de transférer la liste des produits, les quantités et les numéros de série dans la transaction finale, en fonction de l’option dans laquelle l’écran Entrée d’items par code à barres a été demandé. |
|
|
Configuration |
Permet de configurer le comportement de l’écran. |
Configuration
Avant de débuter, il est important de configurer la manière dont le système doit traiter les items lus par le lecteur de code à barres. La configuration est sauvegardée par utilisateur et par option.
- Cliquer sur l’icône Configuration.
- Compléter les informations suivantes :
Champ
Description
Nombre de lignes maximum
Permet de déterminer le nombre de lignes à afficher dans la grille.
Par défaut, le système affiche 100 lignes.
Mode d’entrée
Permet d’indiquer de quelle façon les quantités seront traitées. Valeurs disponibles :
Avec quantité
L’utilisateur doit indiquer la quantité pour chacun des items.
Sans quantité
L’utilisateur n’a pas à indiquer la quantité pour chacun des items. Le système considère que la quantité pour chaque item est 1 (un).
Le système n’affiche pas le champ Quantité, mais affiche quand même la colonne quantité dans la grille. Si nécessaire, l’utilisateur peut modifier manuellement la quantité dans la grille.
Mode de traitement des items gérés par numéro de série
Lorsque le mode de gestion des éléments d’un item est Numéro de série, le système doit connaître le ou les numéros de série des items à traiter. Trois méthodes sont disponibles pour indiquer les numéros de série :
Un à la fois
Le lecteur de code à barres est utilisé pour scanner le code de l’item et ensuite pour scanner le numéro de série de l’item.
NOTE : Si l’utilisateur désire entrer un deuxième numéro de série pour le même item, il devra scanner l’item de nouveau puis scanner le deuxième numéro de série.
Nombre prédéterminé
Le lecteur de code à barres est utilisé pour scanner l’item et ensuite, un nombre prédéterminé de numéros de série doivent être scannés.
L’utilisateur doit :
- Scanner le code de produit
- Indiquer le nombre d’items à traiter
NOTE : Le champ Nombre prédéterminé peut-être scanné ou entré manuellement et correspond au nombre de numéros de série à scanner.
- Scanner les numéros de série jusqu’à concurrence du nombre prédéterminé.
EXEMPLE : Si le nombre prédéterminé est cinq, le système demande d’entrer cinq numéros de série avant de permettre de lire un nouveau code de produit.
Plusieurs
Le lecteur de code à barres est utilisé pour scanner l’item et ensuite, les numéros de série doivent être scannés. Lorsque l’utilisateur a terminé de scanner les numéros de série pour l’item, il doit l’indiquer manuellement.
L’utilisateur doit :
- Scanner le code de produit
- Scanner le premier numéro de série
- Scanner le deuxième numéro de série et ainsi de suite.
Pour chaque numéro de série de scanné, le système augmente la quantité de l’item de 1.
NOTE : Pour entrer un nouvel item, l’utilisateur devra cliquer sur l’icône Nouveau code de produit.
- Cliquer sur OK pour sauvegarder la configuration et revenir à l’écran Entrée d’items par code à barres.
Mise en application
- Positionner le curseur dans le champ Code de produit.
- Scanner l’item à l’aide du lecteur de code à barres.
Afin d’éviter à l’utilisateur d’avoir à appuyer sur la touche ENTER après chaque lecture, il est généralement possible de configurer le lecteur de code à barres pour qu’il ajoute automatiquement les caractères de changement de ligne CRLF (Carriage Return & Line Feed ) après chaque lecture. Si vous n’êtes pas familier avec une telle procédure, contactez votre fournisseur de lecteur de code à barres pour plus d’informations à ce sujet.
- En fonction de la nature de l’item et des configurations choisies, les champs suivants apparaissent et doivent être complétés :
Champ
Description
Quantité
Permet d’indiquer la quantité du produit scanné.
NOTE : Ce champ apparaît uniquement si le mode d’entrée est « Avec quantité » et que l’item n’est pas géré par numéro de série.
En scannant une deuxième fois, un produit déjà présent dans la grille, la quantité sera augmentée :
- de 1 si le mode d’entrée est Sans quantité
- de la quantité entrée dans le champ Quantité, si le mode d’entrée est Avec quantité.
La quantité peut être scannée avec le lecteur ou entrée manuellement.
Nombre prédéterminé
Permet d’indiquer le nombre de numéros de série à entrer.
NOTE : Ce champ apparaît uniquement si l’item est géré par numéro de série.
Le nombre peut être scanné avec le lecteur ou entré manuellement.
Numéro de série
Permet d’indiquer le numéro de série de l’item.
NOTE : Ce champ apparaît uniquement si l’item est géré par numéro de série.
Le numéro de série peut être scanné avec le lecteur ou entré manuellement.
Si plusieurs numéros de série doivent être entrés manuellement, chaque numéro de série doit être séparé par une virgule (,).
- Section Dernier produit trouvé : cette section affiche les informations du dernier code de produit scanné ou entré manuellement.
- Valider les informations.
Après chaque item entré, le code, la quantité et le numéro de série de l’item sont affichés dans la grille de ventilation. Ceci permet d’effectuer le suivi des items entrés et d’apporter des corrections, si nécessaire.
Champ
Description
Code de produit reçu du lecteur
Code de produit provenant du lecteur.
Trouvé dans
Champ du catalogue dans lequel le code retourné par le lecteur a été trouvé.
Code de catalogue
Code de catalogue de maestro* correspondant au code de produit scanné.
Description
Description du produit issu de la Gestion du catalogue.
Quantité
Quantité traitée.
Numéros de série
Numéro(s) de série traité(s)
Dans la grille de ventilation, seules les colonnes quantité et numéro de série peuvent être modifiées.
- Lorsque tous les items requis ont été scannés, cliquer sur l’icône Poursuivre le traitement ou appuyer sur la touche F12.
Le système effectue le traitement suivant en fonction de l’option à partir de laquelle le traitement a été initié :
Réception de marchandise
Pour chaque item présent dans la grille, le système effectue les vérifications et traitements suivants :
La quantité scannée (ou entrée) qui se retrouve dans la colonne Quantité est considérée comme étant la quantité reçue.
- Si le code catalogue est présent dans la commande, la quantité reçue sera reportée dans la colonne Reçu Inventaire de l’écran de réception, sur la première ligne où le code de catalogue a été trouvé.
- Si la quantité reçue dépasse la quantité à recevoir, le système vérifie si le même produit est entré sur plusieurs lignes.
- Si c’est le cas, le système indique une quantité reçue correspondant à la quantité à recevoir pour chacun des produits trouvés jusqu’à ce que la quantité reçue du produit ait été répartie complètement.
- Si la quantité reçue du produit est supérieure à la quantité à recevoir de la commande, le surplus de quantité est ajouté à la quantité reçue de la dernière ligne de la commande où on retrouve ce produit.
- Si le code catalogue n’est pas trouvé dans la commande, le système ajoute le code de catalogue dans la grille des items ajoutés de l’écran de réception, dans l’onglet Ajout d’item.
Par défaut, les items ajoutés affectent directement l’inventaire, si leur état le permet. Il est possible d’entrer manuellement un projet, une activité et un groupe si l’item doit plutôt être imputé à un projet.
Les items non-catalogues identifiés par un point d’exclamation « ! » ou les items qui n’affectent pas l’inventaire doivent obligatoirement être imputés à un projet.
Transfert inventaire-projet
Ventes internes
Pour chaque item présent dans la grille, le système ajoute à la grille de ventilation du transfert inventaire-projet les informations suivantes :
- Le code de produit
- La quantité
- Le(s) numéro(s) de série, si applicable
L’utilisateur doit compléter le tableau pour ajouter les informations relatives au projet, à l’activité et le groupe.
Allocation d'équipements
- Ne fonctionne que pour les « Retours de location »
- Doit être utilisé idéalement pour les items gérés par numéro de série, car si le même code d’item est en location sur plusieurs projets et que le numéro de série n’est pas scanné :
- le retour sera appliqué sur la location la plus ancienne.
- la quantité scannée (correspondant à la quantité retournée) ne peut pas être plus grande que la quantité allouée sur l’allocation la plus ancienne.
Voir aussi